捨ててはいけない家庭内の書類って？書類の保管期間や収納場所も解説

「保管すべき期間がわからない」「いつか必要になるかもしれない」といった理由で何となく書類を保管し続けている人も多いのではないでしょうか。

日々発生するレシートや領収書、取扱説明書、学校から配布される書類など、家庭内の書類は種類が多く、処分の判断に迷うものが多くあります。子どもがいる場合、写真や絵画などの思い出の品も増えていく一方でしょう。

すべてを収納できるスペースがあれば問題ありませんが、家庭内では限られたスペースをやりくりしながら収納しなければなりません。

本記事では、捨ててはいけない書類の種類や保管期間の目安、収納場所などをご紹介します。

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家庭内の「捨ててはいけない書類」とは

郵便物や買い物のレシート、病院の領収書、学校のプリントなど、家庭内にはさまざまな書類が存在し、放っておくとどんどん溜まってしまいます。年末などにまとめて処分する人も多いのではないでしょうか。

処分の際に迷うのが、捨ててもよい書類と捨ててはいけない書類の判断です。ここでは、以下の3点に分けて詳細を解説していきます。

• 捨ててはいけない書類の一覧
• 一時的に保管すべき書類の一覧
• 捨ててはいけない紙類にも注意

それぞれの違いを理解していきましょう。

捨ててはいけない書類の一覧

家庭内には、期間を問わず保管しておくべき書類が存在します。以下のものが代表的な「捨ててはいけない書類」です。

カテゴリー	例
不動産関連	権利書、契約書など
税金関連	源泉徴収票や固定資産税に関する書類など
年金関連	年金手帳や年金証書など
保険関連	保険証券など
契約書類	賃貸や銀行、携帯などの契約書
資格の認定書	書面だけでなくカードタイプのものも含む

上記の書類は必要なときにすぐに取り出せる状態にしておくのがベストです。失くしてしまうと再発行が難しかったり、再発行に時間がかかったりする書類もあるので注意が必要です。

引っ越しの際などに誤って破棄することがないように、保管場所を決めてまとめて管理するとよいでしょう。

一時的に保管すべき書類の一覧

一定期間を過ぎれば処分可能なものの、一時的に保管が必要な書類は、以下のとおりです。

• 医療費の領収書
• 給与明細
• 保証書
• 個人事業関連の書類（※個人事業主の場合のみ）

上記以外にも、子どもがいる家庭の場合、学校や学童クラブなどからのお知らせのなかには一定期間保管が必要な書類があります。

これらの書類は保管期間が経過すれば処分できるため、「捨ててはいけない書類」とは別に管理するとよいでしょう。

書類は保管し続けるだけではどんどん溜まっていってしまいます。特に学校関連の書類は量が多く、1年分だけでも相当な量になるでしょう。収納スペースには限りがあるため、定期的に保管状況をチェックし、不要なものは処分する必要があります。

捨ててはいけない紙類にも注意

書類以外にも、できれば捨てずに残しておきたい紙類が存在します。代表的な例としては、以下のとおりです。

• 子どもの絵や作文などの作品類
• 写真やアルバム
• 手紙や日記

これらの紙類の保管は必須ではありませんが、思い出が詰まった大切なものです。処分すると取り戻せないものでもあるため、無理に処分しなくてもよいでしょう。

子どもの作品や写真は年々増えていくため保管スペースの確保に苦慮することがあるかもしれませんが、後悔しないためにも捨てる際の判断は慎重に行いましょう。

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家庭内の「データ化してもよい書類」とは

家庭内の書類のなかには、データ化しても問題ない書類があります。データ化できれば、保管スペースの確保が不要になり、スペースに余裕が生まれるでしょう。ただし、データは破損や紛失の恐れがあります。大切な書類については必ずバックアップを取るようにしましょう。

データ化してもよい代表的な書類は、以下の2つです。

• 取扱説明書
• レシート・明細書

それぞれの詳細を解説します。

取扱説明書

家電製品の取扱説明書はデータ化しやすい書類の1つです。データ化する際は、1枚ずつ切り離してバラバラにしてからスキャナーで取り込むとスムーズに作業できるでしょう。

なお、取扱説明書がメーカーのWebサイト上に公開されている場合もあります。

ただし、家電製品のなかには取扱説明書と保証書が一体となっているものもあります。保証期間中に保証書を処分しないよう注意しましょう。

レシート・明細書

日常的に発生するレシートや明細書も、基本的にはデータ化して問題ありません。データ化のメリットは、特定のレシートや明細書をすばやく探せるようになることと、紙の劣化によって内容が不鮮明になる心配がないことです。

まとめてデータ化しようと思って取っておくとつい後回しになってしまうため、こまめにデータ化するのがおすすめです。

なお、個人事業主などが経費として扱う領収書については、一定期間の保管が必要です。データ化する領収書とは別に管理しましょう。

家庭内の書類の保管期間の目安

書類によっては、保管期間が定められているものがあります。保管期間の異なる書類を管理するのは手間がかかりますが、提出を求められた際に手元にないと困るものばかりです。

保管期間を正確に把握し、誤って破棄することがないようにしましょう。保管期間が定まっている書類としては、以下の4つがあります。

• 医療費の領収書
• 給与明細
• 保証書
• 個人事業関連の書類

それぞれの詳細を解説します。

医療費の領収書

医療費の領収書は、確定申告で医療費控除の適用を受けた場合に保管が必要です。保管期間は、確定申告期限等から5年間です。

「医療費控除の明細書」の記載内容を確認する目的で、必要が生じた場合は確定申告期限等から5年間、税務署が医療費の領収書の提出や提示を求めることがあります。

なお、領収書がなくても、健康保険組合から送られてくる「医療費のお知らせ」などの通知書類があれば、医療費控除の申請が可能です。

領収書の保管義務について不明な点がある場合は自己判断せず、税務署などの公的機関で確認したうえで適切に保管するようにしましょう。

参考：国税庁「No.1119 医療費控除に関する手続について」

給与明細

2020年の改正民法施行に伴う労働基準法改正により、賃金の消滅時効期間が原則５年（当分の間は経過措置として3年）に変更され、5年分まで遡って未払いの賃金や残業代などを請求できるようになりました。

そのため、未払いの問題がない場合でも、念のため直近5年間の給与明細を残しておくと安心です。

2穴ファイルなどに時系列にファイリングしておくと、探しやすくておすすめです。過去の給与明細をすべて保管しておきたい場合は、紙ではなくデータ化して保管するのもよい方法です。

参考：厚生労働省資料「未払賃金が請求できる期間などが延長されています」

保証書

家電製品などの保証書は、製品の品質保証をしてくれる大切な書類です。購入後のトラブルに備えて、レシートや納品書などと一緒に保管しておきましょう。

万が一、保証書を紛失した場合でも、レシートなど購入の証明ができるものがあればメーカーに対応してもらえる可能性があります。

なお、保証期間が過ぎた保証書は、処分しても問題ありません。

個人事業関連の書類

個人事業関連の書類の保管期間は、以下のとおりです。

カテゴリー	保管期間
帳簿類	7年
決算関係書類	7年
現金預金取引等関係書類	7年※
その他の書類	5年

1年を通して生じた所得を正確に計算し申告するためには、日々の取り引き状況を正しく記帳し、作成した帳簿や書類を保管する必要があります。

個人事業主の場合、事業関係の書類と家庭の書類が混在してしまうと後から探す際に苦労します。別々に保管し、必要なときにすぐに取り出せるようにしておきましょう。

参考：国税庁「記帳や帳簿等保存・青色申告」

家庭内の書類の収納場所

家庭内の書類はさまざまな場所に分散して保管すると探す際に手間がかかります。収納した場所自体を忘れてしまうこともあるでしょう。

収納場所を定めてできるだけまとめて管理することが大切です。おすすめの収納場所は、以下の3つです。

• キャビネットや本棚
• 押入れ
• トランクルーム

それぞれの詳細を解説します。

キャビネットや本棚

キャビネットや本棚は書類のサイズに適した高さに設計されているため、書類の収納場所に適しています。

書類はそのまま収納するのではなく、ファイルボックスなどを活用してカテゴリー別にしておくのがおすすめです。後から不要な書類を選別して処分する際も、ある程度分類しておくと作業がスムーズに進むでしょう。

書類は、高い位置に収納してしまうと取り出しにくいため、キャビネットや本棚の下部に収納するのがおすすめです。

押入れ

押入れのスペースに余裕がある場合、書類の収納場所として活用できます。

取り出しやすさを考慮して、ファイルボックスや個別フォルダ、ユニットシェルフ、収納ケースなどのグッズを活用するとよいでしょう。書類の平置きは余分なスペースを取るだけでなく、重なった書類が探しにくくなるため、おすすめしません。

押入れは本棚やキャビネットと比較すると奥行きがある点が特徴です。使用する頻度が高い書類はできるだけ手前に収納し、ほとんど使用しない書類は奥に保管するなど、収納位置を工夫しましょう。

トランクルーム

家庭内の書類の収納場所として、トランクルームを活用する方法もあります。トランクルームとは、自宅の収納の延長として利用できる収納サービスのことです。

書類はいつの間にか増えてしまうため、収納場所の確保に苦労している人も多いでしょう。特に保管期間が長い書類の扱いについては気を配らなくてはなりません。

トランクルームは、使用頻度が低くても取っておきたい書類の置き場所として活用できます。空調・除湿設備のある屋内型トランクルームであれば、湿気に弱い紙類の収納場所として適している場合も多いとされています。

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捨ててはいけない書類の収納場所にトランクルームを検討しよう

捨ててはいけない書類の種類や保管期間、収納場所を解説しました。家庭内には、期間を問わず保管しなければならない書類や、家族の思い出が詰まった書類が存在します。書類の内容などを考慮して、誤って処分することがないよう適切な管理を心がけましょう。

また、写真や子供の作品などは一度処分すると取り戻せないため、処分には慎重な判断をしていきましょう。

書類の収納場所や思い出のアイテムなどの収納スペースにお困りの場合は、トランクルームの利用を検討してみてください。

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