【必見】トランクルームは法人利用できる！メリットとおすすめの活用術

オフィスに書類や在庫、備品があふれて執務スペースが手狭になっていませんか。かといって広いオフィスへ移転すれば賃料がかさみ、固定費の負担も重くなってしまいます。こうした「置き場問題」を解決する手段として、近年トランクルームの法人利用が広がっています。

本記事では、トランクルームの法人利用が可能な理由やメリット、荷物の種類別の活用術、契約前に確認しておきたい注意点までをわかりやすく解説します。オフィス環境の改善やコスト削減を検討している方は、ぜひ参考にしてください。

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トランクルームは法人利用できる

トランクルームは個人だけでなく法人でも契約でき、事業用の荷物を置く場所として活用されています。ここでは、法人利用が増えている背景や向いている業種、収納できる荷物について解説します。

トランクルームの法人利用が増えている背景

近年、書類や在庫、備品などを外部に収納し、オフィスを縮小したり、ゆとりを確保する動きが広がっています。広いオフィスを借り続けるよりコストを抑えられる場合が多く、また、オフィスにゆとりが生まれることで業務効率の改善にもつながる場合があります。

必要なサイズだけ借りられる柔軟さが、法人利用が定着した大きな理由といえます。最低2ヶ月程度の短期間から借りられる場合が多く、拠点を増やさずに一時的な収納ニーズに対応できる点も評価されています。

トランクルームの法人利用に向いている業種

トランクルームは幅広い業種で使われています。書類収納から、小売り・ECの在庫、建設現場の工具、制作会社のサンプルまで、用途は多岐にわたります。

荷物が増えやすく、置き場に困る業種ほど相性がよいとされています。特に、事業の拡大に合わせて人員や荷物が増えやすい成長段階の企業では、オフィスを最小限にして身軽に運営する手段としても利用されています。

法人利用で収納されている荷物の例

法人利用では、頻繁に使わないものの必要な荷物を中心に収納するケースが多く見られます。主な収納対象は以下のとおりです。

• 契約書や経理書類などの長期保存書類
• 店舗やECの商品在庫、季節商品
• ポスターやのぼりなどの販促物
• 予備のオフィスチェアやパソコン、備品
• 現場で使う工具や資材、タイヤ

これらを外部へ移すことで、オフィス内の限られたスペースを執務や打ち合わせに回しやすくなります。

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トランクルームを法人利用するメリット

トランクルームの法人利用には、スペースやコスト、業務効率などさまざまな利点があります。ここからは、主なメリットである以下の5つについて、それぞれ詳しく解説していきます。

• オフィスや倉庫のスペース不足を解消できる
• 必要な広さだけ借りて固定費を抑えられる
• 荷物量に合わせて契約内容を見直しやすい
• 必要なときに荷物を出し入れしやすい
• 防犯にかかる管理費を減らせる

自社の状況に適した使い方をすることで、トランクルームを経営に役立つツールとして活かせます。

オフィスや倉庫のスペース不足を解消できる

使用頻度の低い書類や備品を外部へ移すことで、デスク周りや収納棚がすっきりと片付きます。空いたスペースは執務や会議に活用でき、働きやすい環境づくりにつながります。

限られた坪数を有効に使いたい小規模オフィスほど、外部収納の効果を実感しやすいでしょう。倉庫のバックヤードが手狭な店舗にとっても、在庫の逃がし場所として役立ちます。

必要な広さだけ借りて固定費を抑えられる

収納用に広いオフィスを借りるより、トランクルームを利用したほうが総額を抑えられるケースがあります。「コンパクトなオフィス＋トランクルーム」という組み合わせで、賃料の削減を狙えます。

拡張しすぎたオフィス契約を見直すきっかけにもなります。ただし、どの程度コストが下がるかはトランクルームのエリアや広さ、設備で変わるため、複数の物件を比較検討するとよいでしょう。

荷物量に合わせて契約内容を見直しやすい

移転や改装、繁忙期の在庫増など、一時的に荷物が増える場面でも柔軟に対応できます。多くのトランクルームが最短2か月程度から利用でき、長期契約が前提の倉庫より使い勝手がよいとされています。

荷物量の変化に応じてサイズを調整できるため、無駄のない運用がしやすくなります。事業の成長や季節変動に合わせて柔軟に利用を見直せる点は大きな魅力です。

必要なときに荷物を出し入れしやすい

トランクルームは基本的に利用者自身で荷物を出し入れするため、社外秘の書類も安心して扱えます。24時間利用できる物件も多いため、好きなときに荷物の出し入れができます。

年々物件数も増えているため、オフィスからのアクセスのよい物件も見つかるでしょう。

防犯にかかる管理費を減らせる

オートロックや監視カメラ、定期巡回などのセキュリティ体制が整った物件を選べば、自社で防犯設備を用意する手間や費用を抑えられる場合があります。

セキュリティ体制は運営会社によって異なるため事前に確認しましょう。契約前に内覧が可能な場合もあります。

トランクルームを法人利用する際のおすすめ活用術

トランクルームは工夫次第で使い勝手が向上します。ここからは、業種を問わず役立つ活用術として、以下の3つを詳しく解説していきます。

• 契約書や帳簿などの書類を収納する
• 商品在庫や梱包資材を収納する
• オフィス家具や備品を収納する

自社の荷物に適した方法で収納することで、業務効率とスペース活用の両方を高められます。

契約書や帳簿などの書類を収納する

契約書や経理書類、過去の決算資料などは、法律上の保存義務があり長期間残す必要があります。これらをまとめて外部に移すと、オフィスの書庫にゆとりが生まれます。

紙類は湿気に弱いため、空調設備の整った物件もある屋内型トランクルームがおすすめです。屋内型トランクルームとは、一棟まるごとトランクルーム用に建てられた建築型や、ビルやマンションの一部の屋内に設置されたタイプで、外気の影響を受けにくく温度や湿度の変化を抑えやすいとされています。

商品在庫や梱包資材を収納する

小売りやECでは、バックヤードに入り切らない在庫や季節商品、梱包資材の置き場としても活用できます。繁忙期に合わせてサイズを広げれば、在庫増にも柔軟に対応できます。

箱のサイズをそろえて積み重ねると、限られたスペースを効率よく使えます。棚（ラック）で高さを活かせば、同じ広さでも収納量を増やせます。よく取り出す商品は手前に置くと、出庫の手間を減らせます。

オフィス家具や備品を収納する

予備のオフィスチェアや会議用備品、使用頻度の低いパソコン、展示会用の什器などは、オフィスに置いておくと場所を取ります。こうした備品をトランクルームへ移すとスペースを広げられます。

トランクルーム内には通路として中央に十分な幅を確保しておくと、奥の荷物にもアクセスしやすくなります。重い荷物は小さめの箱に分けて棚の下段に置くと安全です。

トランクルームを法人利用する際の注意点

便利なトランクルームですが、契約前に確認しておきたい点もあります。ここからは、法人利用で押さえておくべき以下の3つの注意点を解説します。

• 契約条件や禁止事項を確認する
• 複数人で利用する場合はルールを決める
• 書類や在庫に適した収納環境を整える

これらを事前に把握しておくことで、契約内容の確認不足による行き違いを防ぎ、安心して利用を始められます。

契約条件や禁止事項を確認する

トランクルームには置いてはいけない荷物があります。現金や貴金属、危険物、開封済みの食品などは一般的に禁止されているため、事前の確認が欠かせません。

最短利用期間や解約通知の期限も、契約前に必ずチェックしておきましょう。契約時には、発行後3ヶ月以内の商業登記簿謄本や担当者の連絡先が必要になる場合が多いです。

複数人で利用する場合はルールを決める

社内の複数人で使う場合、誰が何を置いたのか分からなくなりやすいものです。棚番号や箱番号で管理し、出し入れのフローを決めておくと混乱を防げます。

運用ルールを明確にしておくことで、日々の出し入れがスムーズになります。鍵や暗証番号の管理担当を決めておくと、セキュリティ面でも安心です。

書類や在庫に適した収納環境を整える

書類や金属工具、精密機器は、湿度の高い環境に長期間置くと、ダメージを受けることがあります。空調や換気、湿度対策の有無を確認し、荷物に合った物件を選ぶことが大切です。

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トランクルームの法人利用関するよくある質問

Q. トランクルームの利用料は経費にできますか？

A. 事業に直接必要な範囲であれば、利用料を事業経費として計上できる場合があります。どこまで認められるかは会社の会計方針や実態によって異なるため、詳細は税理士などの専門家へ確認するとよいでしょう

Q. 法人契約に必要な書類は何ですか？

A. 一般的に、発行後3ヶ月以内の商業登記簿謄本や担当者の連絡先などが求められます。契約方法や支払い方法によっては会社実印や金融機関お届け印なども必要になる場合がありますので、契約前に運営会社の公式情報を確認してください。

Q. 即日で利用を始めることはできますか？

A. 一般的に利用には審査もあるため、即日利用できる運営会社は限られています。ハローストレージの場合、WEBからの申し込みとクレジットカード決済をすることで、最短2日で利用可能です。急ぎで利用したい場合は即日利用の可否を確認しましょう。

トランクルームの法人利用は理解した上で利用を進めよう

トランクルームは法人でも契約でき、書類や在庫、備品を外部へ移すことでオフィスの省スペース化とコスト削減を同時に狙えます。荷物や用途に適した物件を選び、運用ルールを整えることで、便利にご活用いただけます。

この記事のまとめ

• ✓トランクルームは法人でも契約でき、事業用の荷物に幅広く使える
• ✓省スペース化・固定費削減・柔軟な契約などのメリットがある
• ✓荷物を棚卸しし、収納環境や運用ルールを整えて利用する
• ✓複数の物件を比較し、適したトランクルームを選ぶ

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監修

エリアリンク株式会社　マーケティング部
小川 真澄

2020年　整理収納アドバイザー2級 取得
2022年　整理収納アドバイザー1級 取得
2024年　防災士 取得

子どもの時からお片付けや断捨離は大の苦手。整理収納アドバイザー2級の勉強を機に、お片付けには理論やセオリーがあり、身の回りを整理整頓すると生活がかなり快適になることに感動。お片付けのプロになりたいと思い立ち1級を取得。
災害大国の日本でお家の整理収納は非常時にも役立つという思いもあり、本格的に防災について学ぼうと防災士を取得。
大切な物を捨てずとも、整理収納 × 防災 × トランクルームで、より暮らしやすい生活を提案するために日々奮闘しています。