会社の書類保管方法は？管理の4ステップや注意点、アイデアを解説

会社にはさまざまな書類があり、法律で保管期間が決められている書類もあるため、適切に管理することが大切です。

社内に書類保管に関する統一されたルールがないと、部署ごとに異なる方法で書類を保管することになり、重要な書類の紛失や誤廃棄につながりかねません。また、監査などの際、すぐに必要な書類にアクセスできず、困ることもあるでしょう。

この記事では、会社の書類保管の具体的なステップや注意点、アイデアなどを解説します。

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会社の書類の保管方法

一般的に、会社の書類の保管方法には、次の2つがあります。

• 紙での保管
• 電子データでの保管

会計に関係する帳簿書類は、基本的に紙で保管します。紙の書類を電子データで保管する場合は、電子帳簿保存法の要件を満たさなければなりません。

電子帳簿保存法には、電子データが改ざんされていないことを証明する「真実性の確保」と「保存した電子データを必要なときにすぐに確認できる状態を保つこと」という2つの要件があります。単に紙の書類を電子化すればよいというわけではない点に注意が必要です。

参照：国税庁｜優良な電子帳簿の要件

会社の書類保管の4ステップ

会社の書類保管は一定のルールを定め、ルールに沿って保管することが大切です。基本的な書類保管のステップは、次のとおりです。

それぞれのステップについて詳しく解説します。

1.書類の分類・整理をする

まずは書類を分類し、整理します。不要な書類を処分したうえで、「請求書」「契約書」など書類のカテゴリーによって分類し、取引先ごとに分けましょう。その後、時系列順に並べ替えて保管します。そうすることで保管期間経過後の処分がしやすくなります。

保管期間が経過した書類は、廃棄しましょう。パンフレットなど保存義務がない書類は、実務で使用するかどうかを判断し、不要であれば処分します。

2.書類をファイルに入れる

書類の分類や整理が終わったら、ファイルなどに入れて所定の場所に収納します。ひと目で中身がわかるように、業務のカテゴリーごとにファイルの色を分けたり、背表紙にタイトルや保管期間を記入したりするとよいでしょう。こうすることで、誤廃棄を防ぎやすくなります。

ファイル自体は安価なもので構いませんが、長期間使用しても劣化しにくいものを選ぶことをおすすめします。購入の際は強度をチェックしておきましょう。

3.保管場所を決める

次に、書類を入れたファイルの保管場所を決めます。このとき、重要書類は鍵のかかる部屋や金庫に保管するなど、特定の人物のみが取り出しできる場所にすることが大切です。

また、紙の書類は日光や湿度、温度などによって劣化するため、保管場所には注意が必要です。

オフィス内に十分なスペースがない場合は、トランクルームをはじめとする収納サービスの利用も検討しましょう。

4.保管期間を過ぎたら処分する

保管期間の過ぎた書類は、シュレッダーなどを活用して順次処分します。シュレッダーよりもセキュリティ面を強化した処分方法には、溶解処理がありますので、必要に応じて利用しましょう。

いずれにしても、基本的には書類に書かれた内容が読み取れないように処分します。

誤って保管期間内の書類を処分しないよう、必ず保存期間が過ぎているかどうかを確認した上で、処分することが大切です。

会社の書類保管時の注意点

会社の書類の保管方法を誤ると、重要書類の紛失や誤廃棄、情報漏えいなどのリスクが高まります。適切な保管と管理のためにも、次の2点を覚えておきましょう。

• 書類へのアクセスを管理する
• 書類の災害対策も忘れず行う

それぞれについて詳しく解説します。

書類へのアクセスを管理する

書類の中身によっては、アクセス制限が必要な場合があります。例えば、人事情報が記載された資料を誰でも閲覧できる状態にしておいてはいけません。また、会社の機密情報に簡単にアクセスできてしまうと、情報漏えいのリスクが高まってしまいます。

重要な資料は、鍵のかかる場所で保管し、鍵の使用に際して貸出帳簿をつけて記録を残すなど、誰がいつ情報にアクセスしたかわかるようにしておくことが大切です。

書類の災害対策も忘れず行う

書類の災害対策も重要なポイントです。重要書類は、耐火性のある金庫などへ保管しておくのがおすすめです。また、水害への対策として、2階以上の高い場所にある部屋に保管する、オフィスとは別の場所に保管するなどもよいでしょう。

さらに、書類を電子化して、バックアップデータとして残しておくと安心です。

会社の書類保管のアイデア

会社の書類は増えやすいため、アイデアをうまく取り入れることも大切です。代表的な書類保管のアイデアとして、以下の3つをご紹介します。

• 外部の保管サービスを利用する
• 書類管理のクラウドサービスを利用する
• トランクルームを利用する

会社に取り入れられそうなアイデアがないか、1つずつチェックしてみてください。

外部の保管サービスを利用する

書類や文書類の保管サービスは、インターネット経由で簡単に申し込めることが多く、気軽に利用できる点が魅力です。

ただし、重要書類を保管する場合は、保管場所の立地や利便性、セキュリティ、運営会社の管理体制などをチェックし、安心して書類を保管できる環境が整っているか判断した上で、利用することが大切です。

書類保管のサービスは数多くあるため比較・検討し、自社にあったサービスを見つけましょう。

書類管理のクラウドサービスを利用する

電子帳簿保存法の要件を満たしていれば、書類管理のクラウドサービスを利用するのも方法の1つです。社内の書類を電子データ化してクラウドストレージに保管すれば、必要なときに必要な書類にすばやくアクセスでき、仕事の効率アップにつながるでしょう。

一方で、紙で保管している書類が多い状態の場合、電子化するための移行期間が必要です。クラウドサービスに慣れるまでに時間がかかることも想定されるため、自社の現状と照らし合わせてメリットとデメリットを洗い出し、導入すべきかどうか検討するのがおすすめです。

トランクルームを利用する

長期保管の書類などが年々増えていくと、社内の保管スペースでは足りなくなることがあるでしょう。こうした紙の書類の置き場所として、トランクルームを活用する方法があります。

トランクルームとは、荷物を収納しておくことができるスペースを貸し出すサービスのことです。トランクルームを活用すれば、オフィススペース以外の書類置き場を作れます。書類保管のクラウドサービスを利用する場合も、電子化する前の書類の一時的な収納場所として活用することが可能です。

トランクルームの具体的なメリットについては後ほど詳しく解説します。

関連記事：トランクルームとは？使い方や選び方、メリットを徹底解説

会社の書類置き場として屋内型トランクルームを活用するメリット

トランクルームには、主に「屋外型」と「屋内型」の2種類があります。会社の書類置き場としては、屋内型トランクルームの活用がおすすめです。

屋内型トランクルームは、ビルやマンションの一部など屋内に設置されたトランクルームのことをいいます。屋内型トランクルームの中には空調・除湿設備のある物件もあり、気温変化や湿気に弱い紙類などの荷物の収納に向いている場合が多いとされています。

会社の書類置き場として屋内型トランクルームを活用するメリットとしては、以下の3点が挙げられます。

• 一部を除き、24時間365日いつでも利用できる
• 防犯カメラの設置など、セキュリティ対策が施された物件もある
• 書類だけでなく備品の置き場としても活用できる

多くの屋内型トランクルームは、いつでも好きなときに収納した荷物を取り出せます。時間帯や日時の制限がないため、急に書類が必要になった場合も安心です。

鍵やセキュリティカードによる入館管理や防犯カメラの設置、警備員やスタッフによる巡回など、セキュリティ対策が施された物件もあります。また、トランクルーム内の余ったスペースに、備品などを収納しておくこともできるため、活用の幅が広いこともメリットの1つといえるでしょう。

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関連記事：トランクルームのセキュリティ対策とは？自分でできる対策法もご紹介

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会社の書類置き場にお困りなら、トランクルームも検討しよう

ここまで、会社の書類の保管方法や注意点、アイデアなどを解説しました。会社の書類の保管方法には紙と電子データでの2つの保管方法がありますが、法律で保管期間が決められている書類もあるため、注意が必要です。

社内に書類を置くための十分なスペースがない場合は、トランクルームの活用も選択肢の1つです。書類の収納場所として活用することで、オフィスのスペースをスッキリとできるでしょう。

もし、会社の書類置き場が足りなくなっているのであれば、ぜひ利用を検討してみてください。

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