書類収納の4ステップとは｜収納アイデアや役立つアイテムも解説

書類はかさばりやすく、収納方法にお困りの方も多いのではないでしょうか。この記事では、書類収納の4ステップや収納アイデア、収納に役立つアイテムを解説します。

書類が増えて困ったときの対処法もご紹介するので、是非参考にしてください。

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書類収納の4ステップ

書類収納には、以下の4つのステップで取り組むのがおすすめです。

• 書類の仕分け
• 不要な書類を処分
• 書類のファイリング
• 書類管理のルール作り

各ステップについて詳しく解説していきます。

書類の仕分け

まずは必要な書類と不要な書類に仕分けすることから始めましょう。その後に「種類別」「家族別」などに分けていきます。紙袋や箱を用意し分類ごとに書類をひとまず入れていきましょう。

不要な書類を処分

不要な書類に分類されたものは、処分しましょう。氏名など個人情報が記載されている書類の場合は、シュレッダーにかけて処分するのがおすすめです。

なお、一般的には各種契約書や年金、保険などの関連書類、住宅関連の書類などは処分せずに保管し続けることが推奨されています。誤って処分すると再発行に時間がかかることや、費用が発生することもあるため注意しましょう。

書類のファイリング

仕分けした書類は、種類ごとにファイリングをしましょう。ラベルシールを貼っておけば、中身が分かりやすく、必要なときすぐに書類を取り出すことができます。

ファイリングした書類は、よく使用する書類、たまに使用する書類、あまり使用しない書類など、使用頻度によって分けてファイルボックスに収納すると管理しやすくなります。

書類管理のルール作り

最後に、書類管理のルールを作ります。今後のために書類管理のルールを作ることで、書類が増えた際の片付けや整理がしやすくなります。

例えば、「書類はすぐに中身を確認する」「未処理の書類は決めたボックスに一時的に収納する」「不要な書類はすぐに処分する」「個人の書類は各自の部屋に持っていく」などです。決めたルールは家族にも伝えておき、お互いにルールを守ることを心がけましょう。

また、リビングやダイニングに未処理の書類を長期間放置しないようにすることが大切です。

書類収納のアイデア｜分類別

「書類」と言っても、その種類は多岐にわたります。ここでは、書類の分類ごとに収納アイデアをご紹介していきます。

• レシート・領収書
• DM類
• 取扱説明書・保証書
• 学校関連の書類

1つずつ見ていきましょう。

レシート・領収書

レシートや領収書を取っておく場合は、ポケットが複数ある領収書ファイルに月毎にまとめておく方法があります。マチのあるインデックスフォルダーなども管理しやすくておすすめです。また、レシートや領収書の保管期間を決めておくとよいでしょう。

なお、確定申告に際し領収書を保管する場合は、国税庁により保管が定められた期間がある点に注意が必要です。あらかじめ保管期間を確認しておきましょう。

参照：国税庁「帳簿書類等の保存期間」

DM類

DM（ダイレクトメール）などの郵便物については、浅いタイプの書類トレーを玄関などに設置し、一時的に入れておく方法があります。深さのある書類トレーを置いてしまうと、未処理のDMがどんどんと溜まっていくので、浅いタイプを選ぶのがポイントです。定期的にトレー内のDM類を確認し、不要なものは処分するようにしましょう。

また、玄関先にゴミ箱を置いておけば、不要と判断できるDM類はすぐに処分できます。

取扱説明書・保証書

取扱説明書や保証書は、製品や内容によってカテゴリー分けしファイリングする方法がおすすめです。よく使用する取扱説明書であれば、キッチン家電、リビング家電など場所などで分けて管理すると探しやすくなります。使用頻度の低い住宅設備の説明書、賃貸契約の書類などは、大きなファイルにひとまとめする方法もあります。

なお、保証書には必ず保証期限があります。期限が切れた保証書がないか毎年チェックするのも大切なポイントです。

学校関連の書類

学校関連の書類は、リビングやダイニングなどに書類トレーを設置し入れておきましょう。家族が集まる場所に学校関連の書類置き場を設置することで、親子で整理整頓を共有しやすくなります。子ども別にファイルボックスを用意して整理するのもおすすめです。

書類収納に役立つアイテム｜クリアファイルや個別フォルダなど

書類を収納する際には収納アイテムを利用することで、スッキリと収納することができます。書類収納に役立つアイテムには以下のようなものがあります。

• クリアファイル
• 個別フォルダ
• リングファイル
• ファイルボックス
• 書類トレー

書類収納に役立つアイテムをご紹介します。

クリアファイル

ファイルボックスなどに書類を収納する際にそのまま入れてしまうと、書類が汚れたり破れたりすることも少なくありません。ファイルボックスに書類を入れる際には、クリアファイルを使用するのがおすすめの方法です。ファイルを選ぶ際には、透明なタイプを選ぶと中身が分かりやすくなります。

個別フォルダ

個別フォルダとは、1枚の厚紙を二つに折った紙挟みタイプのフォルダのことです。個別フォルダには見出し部分があるので中に入っているものがすぐに分かり、書類がこぼれ落ちにくいため書類の整理や収納に役立ちます。

一般的には、書類を個別フォルダに挟み、ファイルボックスの中に垂直に立てて管理します。マチのあるものや耐久性の高い素材でできたものもあるので、収納する書類に適したタイプを選びましょう。

リングファイル

多くの書類をまとめて管理したい場合はリングファイルがおすすめです。リングファイルは金属製のリング状の留め具を開き、穴の開いたリフィルシートに書類を入れて管理します。

書類の中身が分かりやすいため、カタログやパンフレットなどの収納にも向いています。

ファイルボックス

ファイルボックスは書類収納の定番アイテムです。クリアファイルや個別フォルダに入れた書類をまとめて管理することができます。立てて収納できるので、棚に並べたりデスクの上に置いたりすることもできます。

書類トレー

書類トレーは必要な書類をすぐに取り出せるメリットがあります。長期収納向けというよりは、一時保管場所としての利用が有効です。玄関やダイニングの空いたスペースに置いておけば、あちこちに書類が散らかるのを防げるでしょう。

書類トレーに溜まった書類は、時間のある時に処分したりファイルボックスに収納したりするなどの整理が大切です。

書類が増えて困ったときの対処法

ここからは、書類が増えて収納に困ったときの対処法についても見ていきます。具体的な対処法としては以下の2点が挙げられます。

• 書類のデータ化
• トランクルームの活用

それぞれの対処法を詳しく見ていきましょう。

書類のデータ化

書類が増えすぎた場合には、書類をデータ化する方法があります。スキャナーを活用してスマホやパソコンなどに書類のデータを保存することで、収納スペースがなくても書類をデータとして保管できます。取扱説明書はメーカーの公式サイトなどからダウンロードできる場合もあるので、チェックすると良いでしょう。

トランクルームの活用

トランクルームは自宅の収納スペースの延長として利用できるサービスです。書類のように増えやすい荷物の収納としても活用することができます。使用頻度の低い書類や、自宅に入らない荷物を収納しておくのにはぴったりです。

空調・除湿設備のある屋内型トランクルームであれば、湿気に弱い紙類の収納にも向いている場合が多いとされています。

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関連記事：トランクルームとは？使い方や選び方、メリットを徹底解説

書類の収納でお困りならトランクルームも検討しよう

ここまで、書類収納の4ステップや収納アイデア、収納に役立つアイテムを解説してきました。書類を収納する際には仕分けと処分、便利なアイテムを利用してファイリング、管理のルールなどを事前に決めておくことが大切です。

また、捨てられない書類が多く収納場所にお困りの方は、トランクルームの利用を検討してみてください。

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